Tanto si se trata de un negocio como de una solicitud de empleo, los documentos, archivos e imágenes se mueven entre dos partes para que todo salga bien.
Sin embargo, hay ocasiones en las que es necesario leer, procesar o editar esos documentos no editables o digitalizarlos para un uso futuro. En lugar de transcribir toda la escritura manualmente, una de las formas mejores y más eficientes es utilizar la tecnología OCR.
Pero, ¿qué es la tecnología OCR? ¿Puede la tecnología OCR ayudarle a digitalizar documentos en papel? ¿Puede agilizar su flujo de trabajo? Lea para saberlo todo.
¿Qué es la tecnología OCR?
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que detecta, reconoce y extrae texto escrito e impreso de una imagen. Una vez extraído, el texto puede editarse o copiarse.
Para su información, la tecnología OCR funciona en cuatro pasos:
- Presentación
- Preprocesamiento
- Reconocimiento de textos
- Tratamiento posterior
Se envía una imagen (con texto) a una herramienta de OCR. Esta procesa las imágenes para eliminar elementos innecesarios, limpiar la imagen y añadir más detalles.
A continuación, la herramienta utiliza la concordancia de patrones para reconocer el texto. Detecta los caracteres de la imagen y los compara con un conjunto conocido de caracteres para reconocer el texto.
El proceso finaliza con el postprocesado; el texto reconocido se convierte en formato de texto editable y que permite realizar búsquedas. Los usuarios pueden editar y copiar el texto desde aquí.
Formas de mejorar su flujo de trabajo con OCR
Digitalización de documentos
Todas las empresas y negocios manejan toneladas de documentos en papel, ya sea para contratar personal, pagar a sus empleados o firmar un contrato con otra empresa.
La única desventaja de utilizar documentos en papel es la dificultad de gestionarlos y almacenarlos. Además, es muy difícil encontrar el documento pertinente entre un montón de papeles. La digitalización de documentos es la forma de resolver estos problemas.
La tecnología OCR entra en juego a la hora de digitalizar documentos. Ya se trate de facturas, contratos o recibos, la herramienta OCR puede convertir el texto en papel a formato digital.
Para sacar texto de una imagen, elige Imagetotext.io u otra herramienta como ésta. Pega la imagen escaneada o capturada con la cámara del documento deseado en el cuadro de entrada. Haga clic en el botón Extraer para iniciar el proceso, y obtener su extraído de esta manera:
Una vez extraído el texto, puede pegarse en archivos de documentos digitales en versiones .docs o .docx para crear versiones digitales de documentos en papel. Si se cargan en sistemas de gestión de documentos, estos archivos son de fácil acceso en cualquier momento y lugar.
Extracción de datos y automatización
Aunque la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres recupera el texto de las imágenes con texto sin formato, también puede utilizarse para extraer puntos de datos específicos (por ejemplo, nombres, direcciones, fechas) de los documentos.
Esta especialidad de la tecnología se utiliza mucho en el procesamiento de facturas por parte de comercios y empresas. Los detalles específicos, como el importe, el vencimiento, los datos y la información del proveedor, se extraen y se introducen en el software de entrada de datos para su posterior procesamiento.
Todo el proceso se denomina automatización. Ninguna persona interviene en el proceso de introducción de datos. Cuando llega un recibo, el software procesa automáticamente los datos y los introduce en las bases de datos deseadas sin ninguna intervención externa.
Traducción de idiomas
La tecnología OCR también puede ayudar en la traducción de idiomas. Sí, ha oído bien.
Una persona que no conozca una lengua extranjera no puede entender el texto (en una lengua extranjera) de una imagen. Por tanto, si necesita traducirlo, no podrá teclearlo en el traductor de idiomas. La tecnología OCR con soporte multilingüe puede ayudarles en este punto.
No es necesario teclear el texto en la herramienta de traducción de idiomas. En su lugar, utiliza la tecnología OCR, y extraerá ese texto que podrás pegar directamente en el traductor.
La tecnología OCR también puede ayudar con la traducción de imágenes. Basta con pegar la imagen directamente en el traductor de imágenes para que la herramienta extraiga el texto mediante la tecnología OCR y lo traduzca al idioma extranjero que desee.
La tecnología OCR desempeña un papel fundamental en la traducción de idiomas en ambos sentidos. Tanto un estudiante que estudia en el extranjero como un turista pueden utilizar esta tecnología para traducir.
Consejos para mejorar la precisión del OCR
Aunque la tecnología OCR es conocida por extraer texto con precisión, existen algunos consejos y trucos para garantizar que funcione siempre de la mejor manera:
Calidad de imagen: en primer lugar, utilice siempre escaneados o imágenes de alta calidad para obtener resultados de OCR precisos.
Preparación de documentos: al preparar documentos en papel, elimine las grapas, los pliegues y las sombras de los documentos antes de escanearlos.
Configuración de OCR: si la herramienta de OCR que utiliza lo permite, experimente con diferentes configuraciones de OCR para optimizar la precisión para tipos de documentos específicos.
Corrección: una vez extraído el texto, revise el resultado del OCR en busca de errores y corríjalo manualmente si es necesario.
Conclusión
La tecnología OCR puede utilizarse de muchas formas para mejorar su flujo de trabajo.
En primer lugar, puede digitalizar documentos en papel. El OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, convierte el texto impreso en papel en texto digital editable y crea una versión digital. Estos documentos pueden gestionarse, buscarse y editarse fácilmente.
En segundo lugar, el OCR también ayuda a automatizar la introducción de datos. Puede extraer detalles específicos, como nombres y fechas, de los documentos y reducir el trabajo manual. Más tarde, estos datos pueden introducirse automáticamente en la base de datos.
Además, los OCR son compatibles con la traducción de idiomas. Pueden convertir el texto de las imágenes en un formato digital que puede traducirse sin necesidad de teclear.
